Ngày đăng: 18/05/2021 – Ngày cập nhật: 22/11/2024
1. Chức năng |
| Lập phiếu xuất giao hàng cho khách hàng cùng với hóa đơn (lập đồng thời). Xem hướng dẫn bên dưới.
Lưu ý: Khi này ta có thể lập phiếu xuất cùng với hóa đơn từ đơn hàng lập trước đó. Trường hợp lập phiếu xuất bán và xuất hóa đơn riêng thì thực hiện 2 bước tại “Xuất hàng giao cho khách hàng” và “Xuất hóa đơn”. |
2. Hướng dẫn thực hiện |
Bán hàng/Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn bán hàng.
Truy cập menu, màn hình thông tin hóa đơn bán hàng cùng phiếu xuất bán hiển thị:
Hướng dẫn sử dụng chung về nhập liệu và các chức năng thao tác này xem tại: Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ
Mã giao dịch Chọn Mã gd = “1 – Lập hđ cùng px bán” hoặc “2 – Lập hđ kiêm px bán”. Chương trình sẽ hiện thị thêm tab “Phiếu xuất”, tab “Cộng gộp mã vt” và tab “Giá vốn”.
Quyển c.từ và số của hóa đơn Nhập ở tab “1. Thông tin chung”:
Quyển c.từ và số của phiếu xuất Nhập ở tab “2. Phiếu xuất”:
Mã khách Trường hợp nhập lần đầu mà khách hàng là khách lẻ, vãng lai, mua 1 lần, trả tiền ngay, không cần có mã riêng (một mã dùng chung cho các khách vãng lai, trong danh mục khách hàng có mst để trắng) thì chương trình sẽ hiển thị tab “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin. Các thông tin cần nhập: tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.
Trường hợp không xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể không cần phải nhập các thông tin liên quan, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.
Lấy thông tin của “Ng. mua hàng” theo tab “Thông tin chung”. Cho phép chọn cho sửa/không cho sửa.
Tab “Giá vốn”
Tab “Thống kê”
Khách hàng công nợ và khách hàng thuế khác nhau Trường hợp khách mua hàng là chi nhánh nhưng hóa đơn lại xuất cho công ty mẹ (hoặc ngược lại) thì điền thông tin khách hàng thuế ở tab “4. Ghi chú”. Tuy nhiên công nợ vẫn ghi cho chi nhánh, sổ thuế sẽ theo thông tin khách hàng thuế. Tại tab “4. Ghi chú”, bấm vào nút “Khách hàng thuế” để nhập thông tin khách hàng thuế. Màn hình “Khách hàng VAT” như ở bên trên sẽ hiển thị để nhập thông tin khách hàng thuế tại màn hình này.
Sau khi lưu thì thông tin khách hàng thuế sẽ hiển thị ở khung “Thông tin khách hàng thuế”. Lưu ý: trường hợp này không áp dụng cho khách lẻ, vãng lai, mua một lần, trả tiền ngay. Không lưu thông tin vào sổ thuế Trường hợp không muốn lưu thông tin vào sổ thuế (không lên bảng kê thuế, tờ khai thuế) thì đánh dấu vào ô “[ x ] Không lưu sổ thuế” trước khi lưu hóa đơn.
Thông tin khách hàng trong danh mục khách hàng và trên hóa đơn Khi lập mới hóa đơn lần đầu thì thông tin khách hàng trên hóa đơn sẽ lấy từ danh mục khách hàng ứng với mã khách được chọn. Tuy nhiên sau đó thông tin khách hàng có thể thay đổi, ví dụ thay đổi địa chỉ, thay đổi tên doanh nghiệp và thông tin thay đổi này được khai báo lại trong danh mục khách hàng. Tuy vậy nếu ta lọc hóa đơn cũ ra thì thông tin khách hàng trên hóa đơn vẫn theo thông tin cũ trước đó, do đây là thông tin để khai báo thuế với các thông tin vào thời điểm lập hóa đơn. Nếu ta muốn cập nhật lại thông tin từ danh mục khách hàng lên thông tin khách hàng trên hóa đơn thì có thể thực hiện như sau. Cách thứ nhất: phải sửa lại hóa đơn, chọn lại 1 mã khách khác, bấm enter để qua trường mã khách, sau đó quay lại và nhập lại mã khách ban đầu thì chương trình sẽ lấy thông tin từ danh mục khách hàng để cập nhật cho thông tin khách hàng trên hóa đơn, và sau đó lưu hóa đơn. Cách thứ 2: xem hướng dẫn tiếp theo bên dưới. Cập nhật lại thông tin khách hàng từ danh mục lên hóa đơn Khi đã sửa thông tin khách hàng trong “Danh mục khách hàng” nếu muốn cập nhật lại thông tin này cho thông tin khách hàng trên hóa đơn và trong bảng kê thuế thì vào tab “4. Ghi chú” và bấm vào nút “Cập nhật” để cập nhật lại.
Tiền chênh lệch giá trung bình Khi tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng và trung bình di động sẽ xảy ra trường hợp có chênh lệch khi tính giá, khi đó sẽ áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối hoặc tạo phiếu xuất riêng. Trường hợp áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối thì chương trình sẽ áp vào cột “Tiền cl giá tb”:
Lưu ý: Chương trình cho phép ẩn/hiện cột tiền chênh lệch giá trung bình tại tham số hệ thống tab “Kho” stt 727 – Hiện cột Tiền cl giá TB (0 – Không hiện, 1 – Có hiện). |
3. Lập hóa đơn kế thừa từ đơn hàng |
| Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ đơn hàng chuyển sang hóa đơn bán đồng thời ghi rõ số đơn hàng của các dòng chi tiết là lấy từ đơn hàng vừa chọn.
Bước đầu, sau khi chọn mã giao dịch số “1 – Lập hđ cùng px bán” hoặc “2 – Lập hđ kiêm px bán” vẫn nhập các thông tin về khách hàng, ngày và số chứng từ như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Kế thừa từ đh bán”.
Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng:
Lưu ý: có thể lọc mã khách trên đơn hàng khác với mã khách trên hóa đơn bán hàng. Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng đáp ứng điều kiện lọc:
Thực hiện chọn các mặt hàng, đánh dấu [v] tại cột “Chọn” ở màn hình trên thì chương trình tự động chọn tất cả các dòng vật tư của đơn hàng và gán số lượng còn lại ở cột “Sl còn lại” cho cột “Sl hđ”.
Chương trình cho phép chọn kế thừa tất cả hoặc chỉ kế thừa một phần số lượng xuất giao cho khách. Nếu chỉ kế thừa một phần thì đánh dấu/hủy đánh dấu cột “Chọn” và sửa số lượng cột “Sl hđ” ở màn hình bên dưới. Sau khi lựa chọn, xem nhanh kết quả ở cuối màn hình và có thể xem chi tiết các vật tư đã chọn, nhấn nút “Xem chi tiết”:
Màn hình chi tiết hiển thị:
Lưu ý:
Nhấn “Nhận” để thực hiện kế thừa. Nếu số lượng xuất kho vượt quá số lượng còn lại của đơn hàng (số lượng chưa xuất kho) thì chương trình cảnh báo và cho chọn “Có/Không” xuất.
Sau khi kế thừa, chương trình sẽ lấy toàn bộ các thông tin của mặt hàng trong đơn hàng chuyển sang và sẽ cập nhật hiển thị số phiếu đơn hàng bán bên cạnh nút “Kế thừa từ đh bán”. Đồng thời, hiển thị số đơn hàng tham chiếu ở từng dòng chi tiết vật tư.
Hóa đơn bán hàng sau khi kế thừa từ đơn hàng bán vẫn cho thêm dòng, sửa, xóa dòng, thay đổi số lượng. |
4. Lập hóa đơn kiêm phiếu xuất bán |
| Chọn mã giao dịch số “2- Lập hđ kiêm px bán”.
Khi này phiếu xuất có quyển và số chứng từ trùng với quyển và số của hóa đơn:
Màn hình tab phiếu xuất:
Lưu ý: Các thông tin của phiếu xuất sẽ được cập nhật giống như bên hóa đơn và không được sửa thông tin nào cả. |
