Nhập mua hàng

1. Hạch toán

Nợ 152, 156: Tiền hàng chưa có thuế GTGT

Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có 111, 112, 331: Tổng giá trị tiền hàng thanh toán.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng mua bao gồm cả thuế.

2. Hướng dẫn thực hiện chung

Phân hệ mua hàng\Nhập mua hàng\Nhập hàng.

Màn hình thông tin phiếu nhập hàng.

+ Xem phiếu xuất (F5)

Chương trình cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất trước đó để cập nhật giá khi nhập hàng mua.

Tại dòng chi tiết nhấn F5, chương trình hiện ra các dòng phiếu xuất các vật tư này.

Nhấn “Nhận”, chương trình sẽ lấy giá của dòng vừa chọn áp vào đơn giá trên phiếu nhập hàng.

Hướng dẫn sử dụng chung về nhập liệu và các chức năng thao tác này xem tại:

Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ

3. Lập phiếu nhập mua hàng từ đơn hàng mua

Bước đầu vẫn nhập các thông tin về nhà cung cấp, ngày và số phiếu nhập mua như bình thường. Sau đó bấm vào nút  “Kế thừa từ đh mua ”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng mua.

Lưu ý: 

Có thể lọc mã nhà cung cấp trên đơn hàng khác với mã nhà cung cấp trên hóa đơn. Tuy nhiên, khi này lên báo cáo có thể bị sai.

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng mua đáp ứng điều kiện lọc.

Thực hiện chọn các mặt hàng, đánh dấu [v] tại cột “Chọn” ở màn hình trên thì chương trình tự động chọn tất cả các dòng vật tư của đơn hàng mua và gán số lượng còn lại ở cột “Sl còn lại” cho cột “Sl nhập”.

Chương trình cho phép chọn kế thừa tất cả hoặc chỉ kế thừa một phần số lượng hàng nhập từ nhà cung cấp. Nếu chỉ kế thừa một phần thì đánh dấu/hủy đánh dấu cột “Chọn” và sửa số lượng cột “Sl nhập” ở màn hình bên dưới.

Sau khi lựa chọn, xem nhanh kết quả ở cuối màn hình và có thể xem chi tiết các vật tư đã chọn, nhấn nút “Xem chi tiết”:

Nhấn “Nhận” để thực hiện kế thừa. Nếu số lượng nhập mua vượt quá số lượng còn lại của đơn hàng (số lượng chưa nhập mua) thì chương trình cảnh báo và cho chọn “Có/Không” nhập.

Sau khi kế thừa, chương trình sẽ lấy toàn bộ các thông tin của mặt hàng trong đơn hàng chuyển sang và sẽ cập nhật hiển thị số phiếu đơn hàng mua bên cạnh nút “Kế thừa từ đh mua”. Đồng thời, hiển thị số đơn hàng tham chiếu ở từng dòng chi tiết vật tư.

Lưu ý:

• Chỉ kế thừa các đơn hàng với trạng thái “Đang thực hiện”.
• Khi ở tab “Chi tiết” của phiếu nhập mua đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn đơn hàng thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ đơn hàng mua vừa chọn sang.

Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc đơn hàng mua.

4. Lập phiếu nhập mua từ “Danh sách hóa đơn đầu vào”

Chương trình hỗ trợ lập phiếu nhập mua từ các dữ liệu ở menu này và cho phép chọn một hoặc nhiều hóa đơn cùng một nhà cung cấp để lập phiếu.

Tại màn hình chứng từ “Nhập hàng”, nhấn nút “Chọn hđ” trên thanh công cụ, sau đó nhấn “Chọn từ ds hđ đầu vào”.

Màn hình điều kiện lọc hiển thị: Có thể lọc theo nhập mã số thuế của nhà cung cấp, khoảng thời gian của các hóa đơn và số hóa đơn.

Tiếp theo nhấn “Nhận”, chương trình hiển thị lên danh sách hóa đơn được lọc từ menu “Danh sách hóa đơn đầu vào”:

Đánh dấu tích vào chọn hóa đơn cần lập, nhấn “Nhận” thì màn hình “Hóa đơn” hiển thị:

• • Mã ncc (nhà cung cấp): Dựa vào mã số thuế ở danh sách hóa đơn đầu vào, chương trình tự động lấy lên mã nhà cung cấp có sẵn trong chương trình. Trường hợp không có mã số thuế hoặc chọn từ nhiều nhà cung cấp thì để trắng và người dùng chọn mã nhà cung cấp trong danh mục nhà cung cấp (bắt buộc phải chọn).
  • Tên ncc hddt (tên nhà cung cấp hóa đơn điện tử), ngày hđ (hóa đơn), số hđ: lấy sang từ “Danh sách hóa đơn đầu vào”.

• • Mã vật tư: chọn mã vật tư có sẵn trong danh mục hàng hóa, vật tư khi nhập từ danh sách hóa đơn lần đầu. Các lần tiếp theo, chương trình sẽ tự động lấy lên mã vật tư (vì chương trình đã lưu mã vật tư ứng với tên nhà cung cấp khi nhập từ hóa đơn lần trước đó).

Xem thêm hướng dẫn: Tự động nhận biết mã vật tư, hàng hóa khi import hóa đơn điện tử đầu vào

• • Tên vật tư: lấy lên theo mã vật tư đã chọn ở trên.

• • Đvt (đơn vị tính): Được lấy từ đơn vị tính trong danh mục hàng hóa,vật tư. Nếu vật tư có 2 đơn vị tính sẽ bắt buộc người dùng chọn. Trường hợp vật tư này trước đó đã được nhập từ hóa đơn rồi thì sẽ tự lấy đơn vị tính theo lần nhập trước đó.

• • Các thông tin còn lại: được lấy lên từ hóa đơn ở danh sách hóa đơn đầu vào.

Sau đó nhấn “Nhận”, màn hình phiếu nhập mua sẽ hiển thị các thông tin được lấy từ danh sách hóa đơn đầu vào, bao gồm:

• • Các thông tin tab chi tiết: mã vật tư, tên vật tư, số lượng, đơn giá, tiền hàng, tỷ lệ ck (chiết khấu), tiền ck, tiền sau ck, tk nợ (tài khoản nợ).

• • Các thông tin tab hóa đơn thuế: Chương trình sẽ hiển thị các dòng hóa đơn thuế và nhóm thông tin theo tiền hàng và thuế suất.

Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc hoá đơn đầu vào.

5. Lập phiếu nhập mua hàng từ tệp XML của nhà cung cấp

Chương trình sẽ hỗ trợ lấy các thông tin từ xml như số hóa đơn, ngày hóa đơn, nhà cung cấp, … và các thông tin chi tiết mặt hàng như: tên hàng hóa vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã thuế, tiền thuế…

Có thể lấy các thông tin từ tệp xml của tất cả các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như: FAST, VNPT, VIETTEL, M-INVOICE…

Đầu tiên, xem mail nhận hóa đơn điện tử và thực hiện tải tệp xml về.

Khi nhập liệu mới, không nhập các thông tin trước mà bấm nút “Chọn hđ” trên thanh công cụ, sau đó chọn “Chọn từ XML”:

Màn hình chọn tệp hiển thị:

Bấm vào nút “…” để chọn tệp xml cần nhập, có thể chọn 1 hoặc nhiều xml:

Sau đó nhấn “Open” thì màn hình hóa đơn hiển thị:

Nhấn “Nhận”, màn hình thông tin hóa đơn hiển thị:

Tiếp theo nhấn “nhận” thì các thông tin được xử lý tương tự “Lập phiếu nhập mua từ danh sách hóa đơn đầu vào” ở mục trên.

6 Nhập thông tin hóa đơn gtgt đầu vào của nhà cung cấp

• Trường hợp một chứng từ nhập hàng có một hóa đơn của nhà cung cấp thì được nhập tại tab “Thông tin chung”. Các thông tin hóa đơn, tiền thuế chỉ nhập/sửa ở tab “Thông tin chung” và tự động cập nhật cho tab “Hđ thuế” và không cho sửa ở tab này. 

• Trường hợp một chứng từ có nhiều hơn một hóa đơn của nhà cung cấp thì phải đánh dấu tích vào “[ ] Nhiều dòng hóa đơn” và khi đó chỉ nhập/sửa thông tin hóa đơn, tiền thuế ở tab “Hđ thuế”.

Các thông tin nhập ở phần này được chuyển vào sổ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và sổ theo dõi chi tiết công nợ theo hóa đơn.

Xem thêm hướng dẫn tại Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào.

7. Theo dõi công nợ hóa đơn của người bán