Danh mục quyển chứng từ

1. Giới thiệu chung

Với mỗi doanh nghiệp, tùy nhu cầu sử dụng và số lượng chứng từ mà có thể tạo quyển chứng từ theo tháng, quý hoặc theo năm cho từng loại chứng từ như thu, chi, mua/bán hàng…. Có thể sử dụng 1 quyển cho nhiều kỳ, hoặc mỗi kỳ 1 quyển.

Với hóa đơn, ý nghĩa của quyển hóa đơn giống như ý nghĩa của ký hiệu hóa đơn. Và đối với hóa đơn thì quyển chứng từ chính là ký hiệu hóa đơn.

Với quyển chứng từ sẽ thuận tiện cho các trường hợp sau:

• • • Trường hợp có nhiều người sử dụng cùng lập chứng từ trên cùng một màn nhập liệu nhưng số chứng từ được đánh riêng. Ví dụ, các chứng từ xuất kho từ các kho khác nhau.
    • Trường hợp các chứng từ nhập trên các màn hình khác nhau nhưng muốn được đánh số liên tục cùng nhau.

2. Hướng dẫn thực hiện

• Menu thực hiện:

Hệ thống\Danh mục quyển chứng từ.

• Các thao tác thực hiện:

Truy cập menu, chương trình hiển thị danh sách quyển chứng từ (nếu có):

Nhấn nút “Mới” để thêm mới quyển chứng từ:

• Các chức năng khi khai báo và làm việc với danh mục quyển chứng từ

Khi khai báo danh mục quyển chứng từ thì có các chức năng sau: tạo mới, sửa, copy, xem, đổi mã, kết xuất ra excel, xóa, các tùy chỉnh. 

Đối với quyển chứng từ đã có phát sinh ở màn hình nhập chứng từ thì chương trình không cho xóa mã quyển chứng từ.

Các chức năng hiển thị trên thanh công cụ hoặc dùng phím nóng.

Hướng dẫn mục này xem tại Hướng dẫn chung về cách khai báo và tra cứu danh mục.

3. Các lưu ý khi khai báo danh mục quyển chứng từ

• Mã quyển chứng từ

Đối với quyển chứng từ là quyển hóa đơn thì nên chọn mã giống như ký hiệu/số seri của hóa đơn.

• Quyển hđ (quyển hóa đơn)

Khai báo quyển chứng từ sử dụng cho lập hóa đơn hay là không.

Nếu là quyển cho lập hóa đơn – nhận giá trị là 1 thì:

• • • Khai báo thêm các trường thông tin: “mã quyển hddt”, “loại hóa đơn”, “mẫu hóa đơn”, “ký hiệu hóa đơn”. 

• • • Các trường “các ký tự tiếp đầu ngữ” và “các ký tự tiếp vị ngữ” sẽ không nhập được.

Nếu Quyển hđ = 0 thì ngược lại.

• Mã quyển hđđt

Đây là mã của quyển hddt được khai báo trên phần mềm phát hành hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.

Chương trình đang tự lấy ngầm định theo giá trị của “Mã quyển c.từ”, nhưng có thể sửa lại.

Khi sử dụng một số phần mềm phát hành hóa đơn của các nhà cung cấp khác thì có thể để trống trường này.

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn

Là các thông tin của hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.

• Danh sách mã c.từ

Khai báo danh sách các mã (màn hình) chứng từ có sử dụng quyển chứng từ này.

Kích vào nút chọn “Ds c.từ” để chọn.

Nếu “Quyển hđ” là 1 thì danh sách này chỉ hiện lên các màn hình chứng từ có phát hành hóa đơn.

Khi vào một màn hình lập chứng từ ở trường “Quyển c.từ” chỉ hiện lên các quyển có khai báo liên quan đến mã (màn hình) đó.

• Ngày bắt đầu sử dụng… Ngày kết thúc sử dụng…

Khai báo ngày bắt đầu sử dụng và ngày kết thức sử dụng dùng để giới hạn thời gian sử dụng của quyển chứng từ này. 

Lưu ý: Đối với quyển hóa đơn điện tử, chương trình bắt buộc nhập cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

• Cách tạo quyển chứng từ

Khai báo các tạo quyển chứng từ: 

• • • 1 – Mỗi kỳ 1 quyển: Chỉ sử dụng quyển này cho một kỳ, sang kỳ tiếp theo thì phải khai báo quyển chứng từ mới.
    • 2 – Một quyển cho nhiều kỳ: Cho phép sử dụng 1 quyển cho nhiều kỳ, sang kỳ tiếp theo chương trình tự động đánh lại số chứng từ từ đầu, không cần phải tạo mới quyển chứng từ khác.

Lưu ý: Với quyển hóa đơn điện tử thì chỉ được chọn tùy chọn là 1.

• Cách đánh số theo kỳ 

Khai báo cách đánh số theo kỳ: theo tháng, theo quý, theo năm.

Chỉ được khai báo trường này khi sử dụng các tạo quyển chứng từ là 2 – Mỗi quyển cho nhiều kỳ.

Khi chọn theo kỳ, tới kỳ tiếp theo chương trình sẽ tự động đánh lại từ đầu. 

Ví dụ chọn đánh số theo tháng, số chứng từ tháng 1 đang có số hiện thời là 15 thì sang tháng 2 nhập liệu chương trình vẫn sẽ tự động đánh lại từ số 1.

• Các ký tự tiếp đầu ngữ

Khai báo định dạng phần đầu của số chứng từ hỗ trợ đánh số chứng từ tự động.

Ví dụ: Hóa đơn bán hàng chọn định dạng ký tự tiếp đầu ngữ là “HD” thì khi đánh số hóa đơn bán hàng sẽ hiện lên “HD” ở đầu.

• Các ký tự tiếp vị ngữ

Khai báo định dạng phần đuôi của số chứng từ hỗ trợ đánh số chứng từ tự động.

Trường hợp khai báo “Cách tạo quyển chứng từ” ở trên là 1 thì người sử dụng tự nhập ký tự tiếp vị ngữ theo nhu cầu.

Còn trường hợp, khai báo “Cách tạo quyển chứng từ” là 2 thì chương trình sẽ dựa vào khai báo “Các đánh số theo kỳ” để tự động hiển thị danh sách các ký tự tiếp vị ngữ để người sử dụng có thể chọn. 

Lưu ý: lựa chọn định dạng ngắn để tránh tràn cột khi in.

Ví dụ “Cách đánh số theo kỳ” là theo tháng và chọn ký tự tiếp vị ngữ là /[MM][YY] thì nhập liệu tháng 1, chương trình sẽ đánh số là HD1/0124. Sang tháng 2, chương trình sẽ đánh số HD1/0224.

• Cách sắp xếp

Khai báo cách sắp xếp số chứng từ.

Chỉ cho phép lựa chọn cách sắp xếp khi khai báo cách tạo quyển chứng từ là “2 – một quyển cho nhiều kỳ”.

Ví dụ:  Ký tự tiếp đầu ngữ là PKT, ký tự tiếp vị ngữ [MM] là tháng 12, số 5:

1 – Tiếp đầu ngữ + Số/Tiếp vị ngữ: số chứng từ được đánh số là PKT5/12.

2 – Tiếp đầu ngữ + Tiếp vị ngữ/Số: Số chứng từ được đánh số là PKT12/5.

Trường hợp cách tạo quyển chứng từ là “1 – Mỗi kỳ một quyển” thì chương trình sẽ để trắng trường này và không cho nhập.

• Đánh số từ:

Khai báo khoảng số chứng sử dụng.

• Chèn số 0 vào đầu

Khai báo có/không chèn số 0 vào đầu số chứng từ.

• Số chữ số dùng để đánh số

Khai báo số chữ số dùng để chèn số 0 vào đầu.

Ví dụ khai báo chọn có “Chèn số 0 vào đầu” và số chữ số là 3 thì số chứng từ sẽ là 001.

• Ví dụ

Dùng để hiển thị ví dụ về số chứng từ thực tế theo các khai báo ở trên.

Nhập ngày hạch toán và số chứng từ bắt đầu thì chương trình sẽ hiển thị số chứng từ khi lập chứng từ.

• Số chứng từ hiện thời

Số hiện tại cho biết số chứng từ mà quyển đã dùng đến, giá trị tại trường này sẽ được tự động tăng 1 đơn vị cứ sau mỗi chứng từ được cập nhật.

• Kiểm tra trùng số chứng từ

Chọn 1 trong các cách kiểm tra: Không kiểm tra, cảnh báo, không cho lưu khi phát sinh trùng số chứng từ trong nhập liệu.

4. Phân quyền người sử dụng

Kích vào nút chọn “Ds NSD” (danh sách người sử dụng) để chọn những người sử dụng được phân quyền sử dụng quyển chứng từ này.

Nếu để trống thì mặc định là tất cả người dùng đều được sử dụng quyển chứng từ này.

Khi vào một màn hình lập chứng từ ở trường “Quyển c.từ” chỉ hiện lên các quyển mà người dùng hiện thời có quyền sử dụng.

Lưu ý: phân quyền người sử dụng quyển chứng từ có thể khai báo ở menu “Hệ thống\Quản lý NSD\Phân quyền sử dụng quyển chứng từ”.

5. Khai báo quyển hóa đơn đối với trường hợp quản lý hóa đơn trên phần mềm

Sau khi thực hiện các khai báo về hóa đơn thì quyển hóa đơn khai báo ở phần này được chuyển sang danh mục quyển chứng từ.